KLAUZULA INFORMACYJNA I ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dla Pacjentów korzystających z usług terapeutycznych

Wersja: 1.1 Data: 2026-03-26

WERSJA PEŁNA (do pobrania / wyświetlenia przy pierwszej rezerwacji)

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Twój Terapeuta:

[IMIĘ I NAZWISKO TERAPEUTY] [Nazwa praktyki/firmy, jeśli dotyczy] Adres: [adres praktyki] Email: [email terapeuty] Telefon: [telefon terapeuty]

Twój Terapeuta decyduje o tym, jak są przetwarzane Twoje dane osobowe i jest odpowiedzialny za ich ochronę zgodnie z przepisami prawa.

2. KTO POMAGA TERAPEUCIE W PRZETWARZANIU TWOICH DANYCH?

Twój Terapeuta korzysta z platformy TherapySupport (dostawca: Aithentica Prosta Spółka Akcyjna) jako narzędzia do prowadzenia dokumentacji i zarządzania wizytami.

Procesor danych (podmiot przetwarzający):

AITHENTICA PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA ul. Tadeusza Wyrzykowskiego 3/7 06-400 Ciechanów, Polska Email: biuro@aithentica.pl NIP: 5662041012

Aithentica przetwarza Twoje dane wyłącznie na zlecenie Terapeuty i zgodnie z jego poleceniami. Nie wykorzystuje Twoich danych do własnych celów.

3. JAKIE TWOJE DANE BĘDĄ PRZETWARZANE?

a) Dane podstawowe (z rezerwacji i profilu):

Imię i nazwisko
Adres email
Numer telefonu
Data i godzina umówionej wizyty
Data urodzenia (opcjonalnie, na potrzeby dokumentacji terapeutycznej)
Płeć (opcjonalnie)
PESEL (opcjonalnie, na potrzeby dokumentacji terapeutycznej)
Pełny adres zamieszkania (opcjonalnie)
Dane opiekuna prawnego (dla pacjentów małoletnich): imię opiekuna, telefon opiekuna, relacja z pacjentem

b) Dane z sesji terapeutycznych i procesu terapeutycznego (dokumentacja):

Transkrypcje sesji – automatyczny zapis tekstowy rozmów z sesji (jeśli Terapeuta korzysta z nagrywania)
Notatki terapeutyczne – zapiski Terapeuty dotyczące przebiegu terapii, Twoich postępów, ustalonych celów
Wyekstrahowane informacje – kluczowe fragmenty wyciągnięte z transkrypcji przez system (np. cytaty, ustalenia, prace domowe)
Analizy AI – 30+ typów analiz wspomagających dokumentację (w tym konceptualizacja CBT, dystorsje poznawcze, trajektoria postępów terapii), wszystkie weryfikowane i zatwierdzane przez Terapeutę
Dziennik nastroju – Twoje wpisy w dzienniku nastroju, oceny nastroju (skala 1-10), oceny problemów terapeutycznych
Zadania domowe – tytuł, opis, termin i status realizacji zadań terapeutycznych
Lista problemów terapeutycznych – opis problemów, sytuacji, celów terapeutycznych i poziomy nasilenia
Odpowiedzi na formularze i kwestionariusze kliniczne – Twoje odpowiedzi na kwestionariusze, wyniki, poziom nasilenia
Historia chatu AI – Twoje wiadomości do asystenta AI, kontekst rozmowy i odpowiedzi AI (narzędzie wspierające, nie zastępujące terapeuty)
Historia wizyt – daty i godziny Twoich sesji

UWAGA: Powyższe dane mogą zawierać informacje o Twoim stanie zdrowia, emocjach, przekonaniach i innych danych szczególnie wrażliwych chronionych przez prawo (art. 9 RODO).

4. W JAKIM CELU TWOJE DANE SĄ PRZETWARZANE?

Twoje dane są przetwarzane w następujących celach:

Umówienie i realizacja wizyty terapeutycznej (kontakt z Tobą, potwierdzenie terminu)
Prowadzenie dokumentacji terapeutycznej (wymagane standardami zawodowymi i prawem)
Wsparcie procesu terapeutycznego (monitorowanie postępów, dostosowanie metod pracy)
Rozliczenia finansowe (wystawienie rachunku/faktury za sesję, jeśli płacisz przez system)
Powiadomienia SMS i email (przypomnienia o wizytach, potwierdzenia terminów)
Wideokonferencje terapeutyczne (prowadzenie sesji online)
Administracja formularzami i kwestionariuszami (zbieranie odpowiedzi na kwestionariusze kliniczne zlecone przez Terapeutę)

5. NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ?

Przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie:

a) Twojej wyraźnej zgody (Art. 9(2)(a) RODO)

Wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia (transkrypcje, notatki) w celu realizacji terapii.

Możesz cofnąć zgodę w dowolnym momencie – nie wpłynie to na legalność przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody, ale może uniemożliwić kontynuację terapii (Terapeuta musi prowadzić dokumentację zgodnie z obowiązującymi standardami zawodowymi).

b) Wykonanie umowy (Art. 6(1)(b) RODO)

Dane kontaktowe (imię, email, telefon) są niezbędne do umówienia wizyty i kontaktu z Tobą.

c) Obowiązek prawny (Art. 6(1)(c) RODO)

Terapeuta może być zobowiązany do prowadzenia dokumentacji przez przepisy prawa lub kodeksy etyczne swojego zawodu.

6. KOMU MOGĄ BYĆ UDOSTĘPNIONE TWOJE DANE?

Twoje dane mogą być udostępnione:

a) Aithentica (procesor) – platforma TherapySupport

Przechowuje Twoje dane na serwerach w Unii Europejskiej (Microsoft Azure, region EU)
Przetwarza dane wyłącznie na zlecenie Terapeuty
Zapewnia szyfrowanie i bezpieczeństwo danych

b) Podprocesory Aithentica:

Microsoft Corporation – serwery i bazy danych (Azure EU), transkrypcja audio (Azure Speech Services), przetwarzanie AI (Azure OpenAI), email (Azure Communication Services), OCR/skanowanie dokumentów (Azure Document Intelligence)
Stripe, Inc. (USA) – płatności online (jeśli płacisz przez system)
Google LLC (USA) – kalendarz (jeśli Terapeuta korzysta z Google Calendar)
LiveKit, Inc. (EU) – wideokonferencje terapeutyczne
SMSAPI.pl / link2.pl sp. z o.o. (Polska) – powiadomienia SMS
DocPlanner International / ZnanyLekarz.pl (EU) – synchronizacja danych pacjentów (opcjonalnie, jeśli Terapeuta aktywuje)
Zoom Video Communications (USA) – import nagrań sesji (opcjonalnie, jeśli Terapeuta aktywuje)
Apple Inc. (USA) – integracja z kalendarzem iCloud (opcjonalnie, jeśli Terapeuta aktywuje)
Microsoft Clarity (USA) – analityka UX (mapy cieplne, nagrania interakcji z interfejsem) – ładowana wyłącznie za zgodą na cookies analityczne
Application Insights (EU) – monitoring wydajności i śledzenie błędów – ładowane wyłącznie za zgodą na cookies analityczne

Czy dane są przekazywane poza Unię Europejską?

Transkrypcje i notatki – NIE (przechowywane wyłącznie w EU)
Płatności – TAK (Stripe, Inc. – USA), ale zabezpieczone Standardowymi Klauzulami Umownymi (SCC) zatwierdzonymi przez Komisję Europejską
Kalendarz Google – TAK (jeśli Terapeuta aktywuje), również zabezpieczony SCC
Import z Zoom – TAK (jeśli Terapeuta aktywuje), zabezpieczony SCC
Apple Calendar – TAK (jeśli Terapeuta aktywuje), zabezpieczony SCC
Microsoft Clarity – TAK (za zgodą na cookies), zabezpieczony SCC

c) Inne osoby/instytucje – tylko jeśli:

Wyrazisz na to zgodę
Wymaga tego prawo (np. sąd, organy ścigania)
Terapeuta ma obowiązek zawodowy (np. zgłoszenie zagrożenia w przypadkach określonych prawem)

7. JAK DŁUGO TWOJE DANE BĘDĄ PRZECHOWYWANE?

Twoje dane będą przechowywane przez:

Czas trwania terapii + okres wymagany przepisami prawa lub standardami zawodowymi (zazwyczaj 5-10 lat po zakończeniu terapii, w zależności od zawodu Terapeuty)
Jeśli Terapeuta zakończy współpracę z TherapySupport:
- Dane pozostają u Terapeuty (musi je przechowywać zgodnie z obowiązkami zawodowymi)
- Dane w systemie TherapySupport są usuwane po 30 dniach (chyba że Terapeuta wcześniej je wyeksportuje)
Dane rozliczeniowe (jeśli płacisz przez system) – 5 lat (obowiązek księgowy)

Po upływie okresu przechowywania, Twoje dane zostaną nieodwracalnie usunięte.

8. JAKIE MASZ PRAWA?

Zgodnie z RODO, przysługują Ci następujące prawa:

📋 Prawo dostępu do danych (Art. 15 RODO)

Możesz zażądać od Terapeuty potwierdzenia, czy przetwarza Twoje dane, oraz otrzymać kopię swoich danych.

✏️ Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO)

Możesz poprosić o poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.

🗑️ Prawo do usunięcia – "prawo do bycia zapomnianym" (Art. 17 RODO)

Możesz zażądać usunięcia swoich danych w przypadkach przewidzianych w RODO.

Ograniczenia:

Terapeuta może być zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez określony czas (przepisy prawa, standardy zawodowe)
Usunięcie może być niemożliwe, jeśli dane są niezbędne do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami

🔒 Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO)

Możesz zażądać ograniczenia przetwarzania (np. w przypadku kwestionowania prawidłowości danych).

📦 Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO)

Możesz otrzymać swoje dane w formacie umożliwiającym ich przekazanie innemu terapeucie lub platformie (JSON, PDF).

🚫 Prawo sprzeciwu (Art. 21 RODO)

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu).

❌ Prawo do cofnięcia zgody (Art. 7(3) RODO)

Możesz w dowolnym momencie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Jak skorzystać z praw?

Skontaktuj się bezpośrednio ze swoim Terapeutą:

Email: [email terapeuty]
Telefon: [telefon terapeuty]

Terapeuta odpowie na Twoje żądanie w ciągu 30 dni (w skomplikowanych przypadkach maksymalnie 90 dni).

9. PRAWO DO SKARGI

Jeśli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) ul. Stawki 2 00-193 Warszawa, Polska Telefon: 22 531 03 00 Email: kancelaria@uodo.gov.pl Strona: www.uodo.gov.pl

10. CZY PODANIE DANYCH JEST OBOWIĄZKOWE?

Dane kontaktowe (imię, email, telefon):

Obowiązkowe do umówienia wizyty i kontaktu z Tobą
Bez podania tych danych nie będzie możliwa rezerwacja wizyty

Dane z sesji (transkrypcje, notatki):

Prowadzenie dokumentacji terapeutycznej jest obowiązkiem zawodowym Terapeuty
Bez zgody na przetwarzanie tych danych, Terapeuta może nie móc świadczyć usług (ze względu na wymogi prawne i etyczne)

11. CZY TWOJE DANE SĄ WYKORZYSTYWANE DO ZAUTOMATYZOWANYCH DECYZJI?

NIE. System TherapySupport wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do:

Transkrypcji nagrań (przetwarzanie mowy na tekst)
Wyciągania kluczowych informacji z transkrypcji
Generowania propozycji notatek
Automatycznej klasyfikacji typu sesji (np. sesja wstępna, sesja CBT, sesja wspierająca) — klasyfikacja ma charakter wyłącznie doradczy (advisory) i może być w każdym momencie zmodyfikowana lub odrzucona przez Terapeutę
30+ typów analiz wspomagających dokumentację (w tym analiza CBT, konceptualizacja poznawcza, śledzenie postępów)

Jednak:

AI nie podejmuje żadnych decyzji dotyczących Twojej terapii
Wszystkie treści generowane przez AI, w tym klasyfikacja sesji i analizy, są weryfikowane i zatwierdzane przez Terapeutę
Terapeuta podejmuje wszystkie decyzje dotyczące Twojej terapii na podstawie swojej profesjonalnej oceny

System nie dokonuje profilowania ani nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub znacząco wpływających na Twoją sytuację.

12. BEZPIECZEŃSTWO TWOICH DANYCH

Twój Terapeuta i Aithentica stosują odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby chronić Twoje dane:

✅ Szyfrowanie:

Transmisja danych: HTTPS (TLS 1.2+)
Przechowywanie: szyfrowanie w bazie danych (Azure TDE)
Szyfrowanie kolumnowe: Always Encrypted (AES-256) dla danych szczególnie wrażliwych
Backupy: szyfrowane

✅ Kontrola dostępu:

Dostęp do Twoich danych ma wyłącznie Twój Terapeuta
Pracownicy Aithentica NIE mają dostępu do treści Twoich sesji
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla Terapeuty

✅ Monitoring:

Logowanie dostępów do danych
Alerty bezpieczeństwa
Regularne audyty

✅ Backupy:

Codzienne automatyczne kopie zapasowe
Możliwość przywrócenia danych w przypadku awarii

13. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH

Twój Terapeuta (Administrator danych): [Imię i nazwisko] Email: [email] Telefon: [telefon]

Platforma TherapySupport (Procesor danych): AITHENTICA PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA Email: biuro@aithentica.pl Osoba odpowiedzialna: Bohdan Głowacki

OŚWIADCZENIE I ZGODA

Zapoznałem/am się z powyższą klauzulą informacyjną i oświadczam, że:

☑️ Rozumiem, kto i w jakim celu przetwarza moje dane osobowe

☑️ Rozumiem, że moje dane (w tym dane dotyczące zdrowia) będą przechowywane w systemie TherapySupport (Aithentica) na zlecenie mojego Terapeuty

☑️ Wiem, że mam prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie

☑️ Wiem, że mogę wnieść skargę do UODO, jeśli uznam, że moje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem

WYRAŻAM ZGODĘ na przetwarzanie moich danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii (dane dotyczące zdrowia), przez:

[IMIĘ I NAZWISKO TERAPEUTY] (Administrator danych) – w celu realizacji terapii, prowadzenia dokumentacji terapeutycznej oraz kontaktu ze mną
AITHENTICA PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA (Procesor danych) – na zlecenie mojego Terapeuty, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług platformy TherapySupport (przechowywanie danych, transkrypcja, generowanie propozycji notatek)

Zakres zgody obejmuje:

Dane kontaktowe (imię, nazwisko, email, telefon)
Transkrypcje sesji terapeutycznych
Notatki terapeutyczne
Wyekstrahowane informacje z sesji
Historię wizyt

Oświadczam, że:

Zgoda jest udzielana dobrowolnie
Rozumiem, że mogę cofnąć zgodę w dowolnym momencie (poprzez kontakt z Terapeutą)
Cofnięcie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem
Cofnięcie zgody może uniemożliwić kontynuację terapii (ze względu na obowiązek prowadzenia dokumentacji przez Terapeutę)

Data: ________________

Podpis Pacjenta: ________________ (przy rezerwacji online – akceptacja checkboxa zastępuje podpis)

WERSJA SKRÓCONA (do checkboxa w iframe)

☐ Zapoznałem/am się z Klauzulą informacyjną [link] i wyrażam zgodę na
przetwarzanie moich danych osobowych (w tym danych dotyczących zdrowia)
przez [Imię Nazwisko Terapeuty] oraz system TherapySupport (Aithentica)
w celu realizacji terapii i prowadzenia dokumentacji.

Rozumiem, że moje dane (imię, nazwisko, email, telefon, transkrypcje sesji,
notatki) będą przechowywane w systemie TherapySupport i mogę cofnąć zgodę
w dowolnym momencie.

[Szczegóły i pełna klauzula →]

Data ostatniej aktualizacji: 2026-03-26 Wersja: 1.1